داده‌های هوش تجاری می‌توانند شامل تاریخچه اطلاعات و داده‌های جمع‌آوری شده به لحظه از سیستم‌ها باشند که این موضوع ابزارهای هوش تجاری را قادر می‌سازد تا از فرآیندهای تصمیم‌گیری استراتژیک و همچنین تصمیم‌های تاکتیکی پشتیبانی کنند. قبل از استفاده در برنامه‌های هوش تجاری؛ داده‌های خام از منابع مختلفی که استفاده می‌شوند ادغام و مدیریت کیفیت داده‌ها تضمین می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تیمهای هوش تجاری و کاربران تجاری در حال تجزیه و تحلیل اطلاعات دقیق و سازگار هستند.
مراحلی که فرآیند هوش تجاری را شامل می‌شود عبارتند از:
- آماده‌سازی داده‌ها؛ که در آن مجموعه داده‌ها برای تجزیه و تحلیل سازماندهی و مدل می‌شوند.
- درخواست (پرس‌و‌جو یا کوئری) تحلیل از داده‌های تهیه شده
- توزیع شاخص‌های کلیدهای عملکردی (KPI) و سایر یافته‌ها برای کاربران تجاری
- استفاده از اطلاعات برای کمک به تاثیرگذاری و پیشبرد تصمیمات تجاری
چرا بهره گرفتن از هوش تجاری مهم است؟
به طور کلی، نقش هوش تجاری در کسب و کار، بهبود عملکرد کسب و کار با استفاده از داده‌های مرتبط است. شرکت‌هایی که به شکلی مؤثر از ابزارها و تکنیک‌های هوش تجاری استفاده می‌کنند، می‌توانند داده‌های جمع‌آوری شده خود را به گزارش‌هایی ارزشمند درباره عملکرد و استراتژی‌های کسب و کار خود تبدیل کنند. از این گزارش‌ها و اطلاعات می‌توان برای تصمیم‌گیری بهتر و افزایش بهره‌وری و درآمد کسب و کار و در نتیجه رشد و توسعه کسب و کار بهره گرفت.
درحالی‌که سازمانها بدون بهره‌گیری از BI، نمی‌توانند از مزایای تصمیم‌گیری بر اساس داده‌ها استفاده کنند. در این شرایط، مدیران و کارکنان کسب و کارها تصمیمات خود را بر اساس معیارهای دیگری مانند دانشِ اندوخته شده، تجربه‌های قبلی، حدس و گمان و احساسات خود می‌گیرند. اگرچه این روش نیز ممکن است نتیجه مطلوبی داشته باشد، باید در نظر داشت که ممکن است در آن به دلیل کمبود داده‌های موثق، خطاها و اشتباهاتی رخ بدهد.
در واقع هوش تجاری با نمایش داده‌های جدید و قدیمی کسب و کار، به شرکت‌ها کمک می‌کند که تصمیم‌های بهتری برای رشد خود بگیرند. تحلیلگران می‌توانند از BI برای تعریف معیارها و بنچمارک‌های مختلف به منظور بهینه‌سازی عملکرد سازمان استفاده کنند. این افراد همچنین می‌توانند با استفاده از BI، «ترندها یا روندهای روز بازار» (Market Trends) را به سادگی شناسایی کنند و از آنها برای افزایش میزان فروش و درآمد سازمان بهره بگیرند. استفاده مؤثر از داده‌های مناسب می‌تواند عملکرد سازمان در تمامی بخش‌ها را ساده‌تر و مؤثرتر کند.
مزایای هوش تجاری چیست ؟
همان‌طور که گفتیم، اجرای فرآیند هوش تجاری موفق می‌تواند مزایای بسیار زیادی برای سازمان داشته باشد. برای مثال، BI می‌تواند به مدیران رده‌بالا و مدیران بخش‌های مختلف کسب و کارها در نظارت مستمر بر عملکرد هر بخش کمک کند تا در صورت بروز مشکل در هر قسمت، امکان اقدام سریع برای حل مشکلات وجود داشته باشد.
برای مثال، تحلیل داده‌های مشتریان در بخش‌های بازاریابی، فروش و خدمات مشتریان، کمک‌کننده است و می‌تواند تلاش‌های کارکنان این بخش‌ها را مؤثرتر کند. با استفاده از این داده‌ها می‌توان مشکلات زنجیره تأمین، تولید و توزیع را پیش از به وجود آمدن زیان‌های مالی، شناسایی و حل کرد. همچنین مدیران منابع انسانی می‌توانند با استفاده از این داده‌ها، میزان بهره‌وری کارکنان، هزینه‌های آنها و دیگر داده‌های مرتبط با نیروهای کاری را تحت نظر بگیرند.
به طور کلی، مزایای اصلی و مهم استفاده از هوش تجاری در کسب و کار را می‌توان به شکل فهرست زیر خلاصه کرد:
- بهبود فرآیند تصمیم‌گیری و سرعت بخشیدن به آن
- بهینه‌سازی فرآیندهای داخلی کسب و کار
- افزایش بهره‌وری و اثرگذاری عملیاتی
- افزایش امکان شناسایی مشکلات کسب و کار که باید برطرف شوند
- شناسایی روندها یا ترندهای جدید بازار و کسب و کارها
- تدوین و توسعه استراتژی‌های قدرتمندتر برای کسب و کار
- افزایش میزان فروش و درآمد کسب و کار
- کسب مزیت رقابتی در برابر کسب و کارهای رقیب
بهره گرفتن از BI در کسب و کار، مزایای جزئی دیگری نیز دارد. از میان این مزایا می‌توان ساده‌تر شدن رهگیری و نظارت بر وضعیت پروژه‌های کسب و کار برای مدیران پروژه و امکان کسب اطلاعات رقابتی برای کسب و کارها را نام برد. علاوه بر این، تیمهای هوش تجاری، مدیریت داده و فناوری اطلاعات نیز می‌توانند از BI برای تحلیل جنبه‌های مختلف عملیات‌های مرتبط با فناوری و تحلیل و ارزیابی در شرکت‌ها استفاده کنند.
معایب سیستم هوش تجاری چیست؟
هرچند هوش تجاری مزایای زیادی دارد، اما باید توجه داشته باشید که عواملی هم وجود دارد که برخی پروژه‌های مبتنی بر هوش تچاری را با شکست روبه‌رو می‌کند. در ادامه برخی از این معایب را معرفی می‌کنیم.
ارائه اطلاعات نادرست
همان طور که بیان کردیم، هوش تجاری در هر سازمان، به اطلاعاتی که به آن داده می‌شود، بستگی دارد. در صورتی که اطلاعات درست و کامل به سیستم BI ارائه نشود، همه محاسبات با نقص و اشتباه روبرو می‌شوند. بنابراین اگر از این سیستم استفاده می‌کنید، برای جلوگیری از ایجاد مشکل و خطا، باید سعی کنید اطلاعات درست در اختیار آن قرار دهید.
خطا و اشتباه در نصب و پیاده سازی
سیستم هوش تجاری مجموعه‌ای از نرم افزارها و پلتفرم‌ها است. اگر در هر کدام از مراحل پیاده سازی این سیستم، خطایی رخ دهد، نتایج گزارشات اشتباه خواهد بود. بنابراین لازم است از صحت تمامی مراحل نصب، اطمینان حاصل شود.
دنبال نکردن اهداف
برای پروژه‌های هوش تجاری باید اهدافی تعیین و مشخص شود. چرا که سیستم BI اهدافی که برای آن تعریف و تعیین شده را دنبال می‌کند. اگر مدیران و کارکنان سازمان، اهداف تعیین شده را تغییر دهند یا نادیده بگیرند، سیستم هوش تجاری درست عمل نخواهد کرد و بنابراین فایده چندانی برای سازمان نخواهد داشت.
عدم وجود برنامه دقیق و حساب شده
قرار است با سیستم هوش تجاری، اهداف سازمان با جدیت دنبال شوند. بنابراین یک برنامه‌ریزی دقیق و حساب شده از ملزومات پروژه‌های مبتنی بر هوش تجاری است.
کم بودن دانش کارمندان در زمینه استفاده از هوش تجاری
از آنجا که سیستم هوش تجاری هر چند مدت، به روز رسانی می‌شود و روش‌های جدیدی ارائه می‌دهد، کارکنان سازمان برای اجرا و به کارگیری آن باید آموزش‌های لازم را دریافت کنند. در غیر این صورت، نتیجه سودمندی حاصل نخواهد شد.
معماری هوش تجاری چیست ؟
«معماری هوش تجاری» (Business Intelligence Architecture) اصطلاحی برای شرح استانداردها و سیاست‌های کلی سازماندهی داده‌ها با کمک تکنیک‌های کامپیوتری و تکنولوژی برای ساخت سیستم‌های هوش تجاری است. از این سیستم‌ها در مصورسازی داده‌ها، گزارش‌دهی و تحلیل استفاده می‌شود.
چارچوب معماری هوش تجاری در کسب و کارهای مدرن
معماری هوش تجاری از اجزا و لایه‌های متعددی تشکیل شده و هر جزء، هدف مشخصی دارد. می‌توان گفت که چارچوب معماری هوش تجاری یا مراحل طراحی یک پروژه هوش تجاری در کسب و کار به شکل فهرست زیر است.
- جمع‌آوری داده
- یکپارچه‌سازی داده‌ها
- تحلیل داده‌ها
- توزیع داده‌ها
- واکنش بر اساس نتیجه تحلیل‌ها
کاربرد هوش تجاری
هوش تجاری
نمونه هایی از کاربردهای هوش تجاری
به طور کلی کاربرد هوش تجاری سازمانی شامل موارد زیر می‌شود:
- نظارت بر عملکرد تجاری یا سایر معیارها
- حمایت از تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک
- ارزیابی و بهبود فرایندهای تجاری
- ارائه اطلاعات مفید در مورد مشتریان؛ تجهیزات؛ زنجیره‌های تامین و سایر عناصر عملیات تجاری به کارکنان عملیاتی و غیره
- تشخیص فرایندها؛ الگوها و روابط در داده‌ها
موراد استفاده و کاربردهای خاص هوش تجاری در صنایع مختلف متفاوت است. به عنوان مثال؛ شرکت‌های خدمات مالی و بیمه‌ها از هوش تجاری برای تجزیه و تحلیل ریسک در طی مراحل وام و تصویب سیاست استفاده می‌کنند و محصولات اضافی را برای ارائه به مشتریان موجود بر اساس نمونه کارهای فعلی شناسایی می‌کنند.
هوش تجاری به خرده فروشان در زمینه مدیریت بازاریابی؛ برنامه‌ریزی تبلیغات و مدیریت موجودی کالا کمک می‌کند؛ در حالی که تولیدکنندگان به هوش تجاری برای تجزیه و تحلیل تاریخچه و عملیات کارخانه زمان واقعی استفاده می‌کنند و به آنها برای مدیریت برنامه‌ریزی تولید؛ تهیه و توزیع کمک می‌کنند.
شرکت‌های هواپیمایی و هتل‌های زنجیره‌ای از کاربران مطرح هوش تجاری برای مواردی مانند ردیابی ظرفیت پرواز و تعداد اتاق های رزرو شده؛ تنظیم قیمت‌ها و برنامه‌ریزی کارکنان استفاده می‌کنند. در سازمان‌های بهداشت و درمان، هوش تجاری و تجزیه و تحلیل برای تشخیص بیماری‌ها و سایر شرایط پزشکی و تلاش برای بهبود مراقبت و نتایج بیماران کمک می‌کند. دانشگاه‌ها و سیستم‌های مدارس برای نظارت بر معیارهای عملکرد کلی دانش آموزان و دانشجویان و شناسایی افرادی که ممکن است که کمک نیاز داشته باشند از هوش تجاری استفاده می‌کنند.
شرکت بطری‌سازی کوکاکولا
سیستم گزارش‌دهی دستی در «شرکت بطری‌سازی کوکاکولا» (Coca-Cola Bottling Company)، بزرگ‌ترین شرکت همکار مستقل کمپانی کوکاکولا در زمینه بطری‌سازی، دسترسی این شرکت به داده‌های فروش و عملیاتی لحظه‌ای را با مشکل مواجه می‌کرد. تیم هوش تجاری کوکاکولا توانستند این مشکل گزارش‌دهی را برای تمام عملیات‌های فروش و ارسال در کمپانی برطرف کنند.
این تیم کمپانی کوکاکولا با استفاده از پلتفرم هوش تجاری خود، فرآیندهای گزارش‌دهی دستی را به فرآیندی خودکار تبدیل کرد و بار بیش از ۲۶۰ ساعت کاری در سال را از دوش کارکنان برداشت. خودکارسازی گزارش‌دهی و دیگر سیستم‌های یکپارچه سازمان توانست داده‌های سیستم CRM (مدیریت روابط مشتریان) را از طریق داشبوردهای موبایل به اعضای تیمهای فروش ارسال کند و اطلاعات به‌روز و لحظه‌ای را در اختیار افراد قرار دهد.
پیاده‌سازی «هوش تجاری سلف سرویس» (Self-Service BI) همکاری مؤثری میان بخش فناوری اطلاعات و دیگر کارکنان کسب و کارها به وجود می‌آورد و باعث افزایش تخصص شرکت‌کنندگان می‌شود. تحلیلگران و کارکنان بخش فناوری اطلاعات می‌توانند با استفاده از این خدمات، روی استراتژی‌های کلی و نوآوری‌های بلندمدت مانند مدیریت داده‌های سازمان تمرکز کنند و به مسائل جزئی‌تر مانند گزارش‌دهی یا پژوهش دستی نپردازند.
رستوران‌های زنجیره‌ای Chipotle
شرکت «Chipotle Mexican Grill» یک شرکت رستوران‌های زنجیره‌ای آمریکایی است که بیش از ۲۴۰۰ شعبه در سراسر دنیا دارد. اعضای تیمهای مختلف این شرکت به دلیل گسسته بودن منابع داده‌ها، نمی‌توانستند دیدگاهی جامع درباره اطلاعات مدنظر خود در شعبه‌های رستوران داشته باشند. شرکت Chipotle برای حل این مشکل، سیستم هوش تجاری قدیمی خود را با سیستمی مدرن و سلف سرویس جایگزین کرد. این کار، دیدگاه متمرکزی از عملیات‌ها برای اعضای تیمهای مختلف شرکت ایجاد کرد تا بتوانند میزان اثربخشی عملیاتی رستوران را در مقیاسی جهانی ارزیابی کنند.
با دسترسی پیدا کردن کارکنان این شرکت به داده‌های مختلف، سرعت ارسال گزارش‌ها برای پروژه‌های استراتژیک شرکت بیش از سه برابر شد و با صرفه‌جویی در هزاران ساعت کاری، روند گزارش‌دهی فصلی به گزارش‌دهی ماهانه تبدیل شد.
تفاوت هوش تجاری مدرن و قدیمی چیست ؟
در گذشته، ابزارهای هوش تجاری بر اساس مدل قدیمی هوش تجاری کار می‌کردند. این مدل، رویکردی از بالا به پایین بود که در آن هوش تجاری بر اساس بخش‌های فناوری اطلاعات اجرا می‌شد و می‌توان گفت که تقریباً پاسخ تمام پرسش‌های سازمان از طریق گزارش‌هایی استاتیک داده می‌شد. در این مدل اگر کسی پرسشی درباره گزارش‌ها پیدا می‌کرد، این درخواست به پایین صف گزارش‌ها اضافه می‌شد.
و برای یافتن پاسخ آن باید این فرآیند از ابتدا دوباره طی می‌شد. در نتیجه این مدل، چرخه‌های گزارش‌دهی خسته‌کننده‌ای پدید می‌آمد که افراد نمی‌توانستند در آنها از داده‌های کنونی و لحظه‌ای برای تصمیم‌گیری‌های خود بهره بگیرند. در حال حاضر نیز از این روش برای گزارش‌دهی عادی و یافتن پاسخ پرسش‌های غیر پویا (استاتیک) استفاده می‌شود.
اما هوش تجاری مدرن، رویکردی واکنش‌گرا و با دسترسی ساده‌تر است. در این مدل نیز بخش‌های فناوری اطلاعات بخش مهمی برای مدیریت دسترسی به داده‌ها به شمار می‌روند، اما سطوح مختلفی از کاربران می‌توانند داشبوردها را بر اساس نیازهای خود شخصی‌سازی کنند و گزارش‌های مختلفی را در زمان‌های کوتاه بسازند. با استفاده از نرم‌افزار و ابزار درست در رویکرد مدرن BI، کاربران می‌توانند داده‌ها را به تصویر بکشند و به پاسخ پرسش‌های خود برسند.